Wir alle machen es: Mit dem Handy eine Nachricht verschicken, während wir an der roten Ampel warten. Während eines Meetings die eintreffenden E-Mails überprüfen. Beim Kochen oder Bügeln mit der Freundin telefonieren. Das ist Multitasking - das Erledigen mehrerer Dinge auf einmal. Wir denken, dass wir Zeit dabei sparen, die wir dann wieder für andere Tätigkeiten nutzen können. Aber geht die Rechnung wirklich auf?

„Gleichzeitig“ bedeutet oft „schnell hintereinander“

Die Forschung zeigt: Einiges können wir tatsächlich gleichzeitig machen, zum Beispiel bügeln und telefonieren. Allerdings verlangen weder Bügeln noch Telefonieren unsere volle Aufmerksamkeit. Diese Tätigkeiten funktionieren automatisch oder genauer gesagt, sie werden von „unbewussten“ Denkvorgängen gesteuert. Das ist möglich. Was aber nicht funktioniert ist, zwei Sachen gleichzeitig zu machen, die unsere volle Aufmerksamkeit beanspruchen. Denn wir können immer nur einen Bewusstseinsinhalt zur gleichen Zeit haben. Wir können also entweder die Zeitung lesen oder der Partnerin oder dem Partner am Frühstückstisch aufmerksam Rede und Antwort stehen. Wenn wir beides gleichzeitig machen wollen, geht das in Wahrheit nur in kurzen Etappen schnell hintereinander. Wir können uns abwechselnd gedanklich dem einen Sachverhalt zuwenden und dann schnell, innerhalb von zwei bis drei Sekunden, an die andere Aufgabe denken. Auch gleichzeitiges Telefonieren und Beantworten von E-Mails funktioniert so.

Multitasking bedeutet also nicht gleichzeitiges Ausführen verschiedener Aktionen, sondern das sekundenschnelle Abwechseln von einer Aufgabe zur anderen. Und jedes Mal muss die Aufmerksamkeit aufs Neue auf die jeweilige Aufgabe gerichtet werden.  Bei Routineaufgaben funktioniert dies ohne größere Einbußen. Wer Zettel einer Ablage ordnet, kann zwischendurch schnell den Telefonhörer aufgreifen und den Anrufer weiterverbinden, ohne aus der eigentlichen Tätigkeit herausgerissen zu werden. Für schwierige Aufgaben allerdings brauchen wir die ungeteilte Konzentration.

Stress durch Multitasking

Im Grunde verhindert unser Gehirn Multitasking. Bis zu 300 Impulse erreichen unser Gehirn pro Sekunde. Sie liefern Informationen über unsere Umgebung, unsere Körperhaltung oder über Funktionen unseres Körpers. Schenken wir ihnen keine Aufmerksamkeit, verlöschen sie nach wenigen Zehntelsekunden wieder. Beachten wir jedoch diese Informationen, bleiben sie erhalten und wir reagieren auf sie. Sie werden im Arbeitsgedächtnis gespeichert – sie werden uns bewusst. Wir können diese Informationen beurteilen, verarbeiten, verknüpfen, Problemstellungen lösen. Nur an das, was im Arbeitsgedächtnis gespeichert ist, können wir uns erinnern.

Die Kapazität des Arbeitsgedächtnisses und damit der Aufmerksamkeit ist jedoch begrenzt. Unser Gehirn nimmt nur bedeutsame oder unerwartete Elemente als Teilausschnitte bewusst auf. Damit wir aufmerksam sein können, blendet unser Gehirn andere, irrelevante Reize aktiv aus. Auf diese Weise konzentrieren wir uns auf die eine wichtige Information. Multitasking für mehrere relevante Aufgaben ist dadurch nicht möglich.

Wenn man nun aber alles gleichzeitig erledigen möchte, gerät man in eine Stresssituation. Man hat das Gefühl, nicht alles erledigen zu können – nicht rechtzeitig, nicht korrekt, nicht vollständig. Schon die Angst vor dieser Situation bewirkt im Körper Stressmomente wie flachen Atem, schnellen Herzschlag, Gereiztheit oder Nervosität.

Multitasking ist wenig effizient

In unserer Arbeitswelt ist es oft nicht möglich, sich konzentriert einer bestimmten Sache zu widmen. Das Zurückziehen für einige Stunden, um ungestört einen Brief, einen Vortrag oder eine Planung auszuarbeiten, ist kaum noch vorgesehen. In der Untersuchung „Arbeitswelt im Wandel“ (Ausgabe 2019) der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin bezeichneten es viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer als belastend bis sehr belastend, verschiedene Aufgaben gleichzeitig betreuen zu müssen. Sicher kennen Sie das auch: Sie können sich in keine Aufgabe richtig hinein vertiefen. Zudem kostet das dauernde Hin- und Herschalten zwischen verschiedenen Aufgaben viel Kraft, worunter die Produktivität leidet. Der vermeintlich zeitsparende Versuch, Aufgaben gleichzeitig abzuarbeiten, raubt also Zeit und Effizienz.

Was können Sie dagegen tun?

Wenn Ihr Arbeitsplatz sehr unruhig ist, und Sie dauernd abgelenkt werden, ist es vielleicht möglich, sich mit Ihrem Vorgesetzten oder Ihrer Vorgesetzten über eine Verbesserung der Situation zu unterhalten. Aber auch Sie selbst können einiges tun, um konzentriert zu arbeiten.

• Teilen Sie Ihre typischen Tätigkeiten ein in Routineaufgaben und komplizierte Aufgaben.
• Erledigen Sie nach Möglichkeit in den ruhigsten Stunden des Tages das, was am schwierigsten ist und wofür Sie sich am meisten konzentrieren müssen. Das ist meistens am Morgen, wenn noch nicht alle Kolleginnen und Kollegen da sind.
• Schalten Sie den Ton Ihres Computers und Ihres Handys leise, sodass Sie nicht dauernd durch eintreffende Nachrichten aus dem Gedankenfluss gebracht werden. Zwei konzentrierte Arbeitsstunden, in denen Sie nicht gestört werden, bringen mehr, als wenn Sie acht Stunden lang mal dieses und mal jenes machen.
• Ordnen Sie die Aufgaben, die Sie darüberhinaus erledigen wollen, in Blöcke und arbeiten Sie sie nacheinander ab. Jede Aufgabe aktiviert ein bestimmtes Denkmuster im Gehirn. Wenn Sie einmal in einen bestimmten Arbeitsrhythmus hineingelangt sind, dann geht die Arbeit schneller, als wenn Sie sich andauernd wieder von neuem hineindenken müssen.
• Achten Sie auf die positiven Erlebnisse im Arbeitsleben. Teamarbeit tut vielen Menschen gut, ebenso ein respektvoller Umgang miteinander. Schenken Sie daher auch den sozialen Aufgaben in Ihrem Betrieb Zeit und Aufmerksamkeit – aber natürlich zur angemessenen Zeit.
• Nutzen Sie alle Möglichkeiten, die sich Ihnen bieten, um die eigene Arbeit selbst zu planen und einzuteilen – dies wirkt befriedigender, als wenn Sie sich als Befehlsempfänger fühlen. Und wird Ihnen zu viel Arbeit übertragen, sollten Sie lernen, nein zu sagen. Tun Sie dies freundlich und nicht im Affekt, bleiben Sie dabei sachlich bestimmt und begründen Sie Ihre Aussagen mit Fakten. Dabei ist es von Vorteil, wenn Sie sich auch kompromissbereit zeigen.

© Landeszentrale für Gesundheitsförderung in Rheinland-Pfalz e.V. (LZG)
Text: Dr. Beatrice Wagner, www.beatrice-wagner.de
Redaktion: Andrea Sudiana

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Weiterführende Links

Um Stress zu vermeiden: Schluss mit dem Multitasking

Zum Umgang mit Multitasking: Mythos oder machbar?

Wie das menschliche Gehirn auf Multitasking reagiert: Alles gleichzeitig geht nicht

Zahlen, Daten und Fakten von der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin zur  Arbeitswelt im Wandel

Und ein praktisches Beispiel dafür, dass echtes Multitasking nicht möglich ist (Youtube-Video)

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